Protokoll: Wahlausschuss-Sitzung vom 16. Mai 2019

Datum: Donnerstag, 16.05.2019, Kalenderwoche 19

Zeit: von 15:00 Uhr bis 18:50 Uhr

Gäste:

Protokoll: David

Ort: Konferenzraum des AStA

Anwesende WA: Marco Nüchel, Julian Rother, Mesut Çürük(anwesend bis TOP: Öffentlichkeitsarbeit), David Hall (anwesend bis TOP: Sonstiges), Anna-Christina Poensgen

Tagesordnung

  • Eröffnung, Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
  • Tagesordnung
  • Todos
  • Termin nächste Sitzung
  • Berichte
  • Wahlbenachrichtigung
  • Wahlvorschläge
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Wahlhelfer
  • Finanzen
  • Sonstiges
  • TOPs nächste Sitzung

Beschlüsse

  • Der Wahlausschuss beschließt Form und Inhalt der Wahlbenachrichtigung in der vorliegenden Version. (5/0/0)
  • Wir suchen und beauftragen eine/n Wahlhelfer/-in für bis zu 5 Tage für Unterstützung bei der Überarbeitung der Wahlzeitung (4/0/0)
  • Wir suchen und beauftragen eine/n Wahlhelfer/-in für bis zu 2 Tage für Unterstützung bei der Überarbeitung des Wahlhelferleitfadens (4/0/0)
  • Der Wahlausschuss empfiehlt der AStA-Sitzung, bis zu 177 € für eine Ballonfahrt als Bestandteil der Tombola, mit dem Zweck der breiteren Wahrnehmung der Wahlen bereitzustellen. (4/0/0)
  • Der Wahlausschuss empfiehlt der AStA-Sitzung, bis zu 300 € für das Design von Motiven für die Wahlzeitung, Flyer und Plakate zu erstellen. (4/0/0)
  • Der Wahlausschuss beauftragt den AStA mit der Deutschen Post AG einen Vertrag zur "Abrechnung von Wahlbriefen" abzuschließen. (4/0/0)
  • Wir nehmen das vorliegende Angebot von MailingFactory für den Druck der Wahlbenachrichtigungen an. (4/0/0)
  • Wir nehmen das vorliegende Angebot von wir-machen-druck.de für den Druck der Wahlzeitung an. (4/0/0)

Anhang

ID Name
1265 protokoll_wahl_16.05.2019.pdf

Protokollinhalt

Eröffnung, Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Julian eröffnet die Sizung und begrüßt die Anwesenden.

Die Einladung erfolgte fristgerecht, der Wahlleiter ist anwesend und die Sitzung somit beschlussfähig.

Sofern im Folgenden nicht anders angegeben, erfolgt die Angabe von Abstimmungsergebnissen in der Form (Ja/Nein/Enthaltung).

Wer macht Protokoll? David führt Protokoll

Tagesordnung

Keine Anmerkungen zur Tagesordnung - wird so übernommen

Termin nächste Sitzung

Der Termin für die nächste Sitzung des Wahlausschusses ist am Montag, den 27.05.19 um 16:30 Uhr.

Berichte

Podiumsdiskussion:

  • Termin: 21.06.2019
  • Ist noch nicht ganz fest, da noch keine feste Zusage von Prof. Schmachtenberg vorliegt.

Tombola: Es gibt weitere Zusagen von Unternehmen.

Pressestelle:

  • Bei der Besprechung mit der Pressestelle hatten wir überlegt ein Gruppenfoto für Wahlhelferwerbung über Social Media zu machen.
  • Da hatten wir keine Zeit für und haben der Pressestelle dazu abgesagt.
  • Ansonsten wurde der Kontakt nochmal aufgenommen.

Kármán:

  • Die Liste der zur-Wahl-zugelassenen Listen ist fertig, können die haben, sobald wir die Wahlvorschläge veröffentlicht haben
  • Ansonsten bekommt die Kármán einfach die Kontakte der Vertrauenspersonen und kann direkt mit denen schreiben

Kira:

  • Kira hat vorgeschlagen, die letzten gemeinsamen Schritte ähnlich wie letztes Jahr zu machen.
  • Wir bekommen daher die uneingeschränkten Nutzungsrechte an den Designs und erhalten auch die Dateien dazu.
  • Das kostet uns pro Design 50€, also summa summarum knapp 300€.

Der Wahlzeitungsbeitrag:

  • Ist in Bearbeitung.

Wahlbenachrichtigung

Deadline: 03.06.2019 (abzüglich min. 7 Tage Druck- und Versanddauer)

Der Großteil wird von der Hochschule versendet, die möchte das Dokument bis zum 20.05.2019 haben.

Die Wahlbenachrichtigung an alle Studierenden soll in der folgenden Form angepasst werden:

Im Abschnitt "Informieren" wird die Beziechnung "Vot-O-Mat" durch einen direkten Link dorthin ersetzt.

Der Abschnitt "Auszählung und Wahlparty" wird gestrichen

stattdessen soll ein kurzer Informationstext zur Urabstimmung ihn ersetzen.

In dem Abschnitt "Die Wahlergebnisse" soll ein Link zu den Live-Ergebnissen der Auszählung ergänzt werden.

Der Abschnitt zur Tombola soll um den diesjährigen Hauptgewinn und eine genaue Erklärung des Modusses der Auszählung erweitert werden.

Die Rückseite bleibt weitestgehend unverändert, lediglich das Verfahren der Findungskommission zur Findung der Kandidierenden für das Amt der Beauftragten für studentische Hilfskräfte soll ausgeführt werden.

Die Wahlbenachrichtigung an alle promovierenden Mitarbeiter der Hochschule soll folgendermaßen angepasst werden:

In der Aufzählung soll die Urabstimmung ergänzt werden.

Aus der Tabelle mit den Wahlorten wird das UKA gestrichen.

Der Antrag auf Briefwahl per schriftlichem Antrag wird gestrichen.

Die Rückseite wird der Rückseite der Wahlbenachrichtigung, welche an die Studierenden geht, angeglichen.

Beschluss: Der Wahlausschuss beschließt Form und Inhalt der Wahlbenachrichtigung in der vorliegenden Version. (5/0/0)

Wahlvorschläge

Es gab nur wenige Rückmeldungen, wir können den aktuellen Stand eigentlich bekanntmachen.

Wollen wir noch die Beschwerdefrist (morgen um 12 Uhr) abwarten? Sonst Bekanntmachung im Anschluss an die Sitzung aushängen?

Wann drucken wir die Stimmzettel? Wann bearbeiten wir das erste Paket Briefwahlanträge?

Morgen: 14 Uhr werden die Vorschläge bekanntgemacht, sofern bis zur Frist keine Beschwerden eingehen

Öffentlichkeitsarbeit

Wahlzeitung:

  • Alte Fristen:
    • 27.05.2019: Frist zum Einreichen von Wahlzeitungsbeiträgen (so zur Zeit den Listen kommuniziert)
    • (06.06.2019: Geplanter Druck)
    • (07.06.2019, vor 12 Uhr: Frist für Druck)
    • 17.06.2019: Frist zur Veröffentlichung der Wahlzeitung (laut Wahlordnung, abzüglich 5-7 Tage Druck)
  • Beschluss: Wir suchen und beauftragen eine/n Wahlhelfer/-in für bis zu 5 Tage für Unterstützung bei der Überarbeitung der Wahlzeitung (4/0/0)
  • Wann kümmern wir uns um die Überarbeitung
  • Neuer Zeitplan:
    • 02.06.2019, 23:59 Uhr: Frist zum Einreichen von Wahlzeitungsbeiträgen (so zur Zeit den Listen kommuniziert)
    • 03.06.2019, 16:30 Uhr: WA-Sitzung mit Besprechung der Einreichungen
    • 05.06.2019, 10-13 Uhr: Arbeitsphase Wahlzeitung
    • 06.06.2019, ab 15 Uhr: Finalisierung Wahlzeitung und Auftrag absenden
  • Platz für BSHK? 1 Seite
  • Ggf. könnten wir eine Info-Seite zum Auswahlprozess schreiben. Ggf. auch mit einem Text vom FK-Vorsitzenden („Laudatio“)
  • Wie sieht es mit den akademischen Wahlen aus?
    • Nur Senat: Je eine Seite
  • Letztes mal hatten wir (inkl. Vorder- und Rückseite) 60 Seiten. Wie viele Seiten werden wir diesmal etwa haben?:
    • + 2 Seiten BSHK
    • + 4 Seiten Senat
    • + 2 Seiten Semesterticket
    • = etwa 68 Seiten

Mesut Çürük hat die Sitzung im Laufe des TOPs verlassen.

Wahlhelfer

Wir sollen Terminvorschläge für die Wahlhelferschulung an das Wahlamt senden:

  • 18.06.2019, 15-18 Uhr (starke Präferenz)
  • 19.06.2019, 15-18 Uhr

Wir müssten den Wahlhelferleitfaden aktualisieren und ergänzen

Beschluss: Wir suchen und beauftragen eine/n Wahlhelfer/-in für bis zu 2 Tage für Unterstützung bei der Überarbeitung des Wahlhelferleitfadens (4/0/0)

Wir müssten mal die Einladungsmail an ehemalige Wahlhelfer schreiben -> Nach der Sitzung

Finanzen

Nächste AStA-Sitzung ist morgen

Was muss beim AStA beschlossen werden?

  • Ballonfahrt
  • Beschluss: Der Wahlausschuss empfiehlt der AStA-Sitzung, bis zu 177 € für eine Ballonfahrt als Bestandteil der Tombola, mit dem Zweck der breiteren Wahrnehmung der Wahlen bereitzustellen. (4/0/0)
  • Banner, Plakate -> vertagt
  • Beschluss: Der Wahlausschuss empfiehlt der AStA-Sitzung, bis zu 300 € für das Design von Motiven für die Wahlzeitung, Flyer und Plakate zu erstellen. (4/0/0)

Briefwahlantrag bei Deutsche Post:

  • Beschluss: Der Wahlausschuss beauftragt den AStA mit der Deutschen Post AG einen Vertrag zur "Abrechnung von Wahlbriefen" abzuschließen. (4/0/0)

Wahlbenachrichtigungen WM:

  • Preisvergleich nötig: Preis für Druck, Falten und Kuvertieren von (etwa) 3000 Briefen mit 19 % MwSt. von drei Anbietern (Porto ist bei allen gleich)
  • Zwei Druckseiten, s/w
  • Anbieter letztes mal:
    • mailingdruck 24: 653,31€
    • MailingFactory (leztes mal bestes Angebot): 642€
    • Briefdruckzentrum.de: 720€
  • Jeweils zzgl. Porto (hier kein Unterschied zwischen den Anbietern)
  • Beschluss: Wir nehmen das vorliegende Angebot von MailingFactory für den Druck der Wahlbenachrichtigungen an. (4/0/0)

Wahlzeitung:

  • Wir brauchen 3 Angebote
  • 68 Seiten, 170g matt Umschlag, 70g matt Innen, vollfarbig
  • Letztes mal angefragt:
    • wir-machen-druck.de: 1788,37 €
    • flyeralarm.de: 2150.83 € (wären 2000 Stück, da 1000+500 Stück teurer wären)
    • online-druck.biz: 5046,02
  • Beschluss: Wir nehmen das vorliegende Angebot von wir-machen-druck.de für den Druck der Wahlzeitung an. (4/0/0)

Sonstiges

Mobilitätsausschuss:

  • Der Mobilitätsausschuss hat die Eckdaten und Fristen erhalten

Termin für das Packen der Materialboxen/Stimmzettelboxen.

Gleichschließende Schlösser:

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  • Aufgrunddessen dass auch David Hall die Sitzung verlässt, wird dieser Punkt vertagt

.

TOPs nächste Sitzung