Protokoll: Wahlausschuss-Sitzung vom 27. Januar 2020

Datum: Montag, 27.01.2020, Kalenderwoche 04

Zeit: von 15:11 Uhr bis 17:52 Uhr

Protokoll: Birk Müller

Ort: Konferenzraum des AStA oder Büro des SP-Präsidiums

Anwesende WA: Moritz Henkes, Birk Müller, Pascal Jansen

Gäste: Julian Rother, Cedric Beyel

Tagesordnung

  • Eröffnung, Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
  • Tagesordnung
  • Beschlüsse (Ladungsfrist)
  • Todos
  • Berichte
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Einführung in das Online-Wahlsystem
  • Sonstiges
  • nächste Sitzung & TOPs
  • Protokoll

Beschlüsse

  • Die Tagesordnung ist genehmigt (3/0/0).
  • Die Ladungsfrist wird auf 24 Stunden festgesetzt (3/0/0).

Anhang

ID Name
1628 protokoll_wahl_27.01.2020.pdf

Protokollinhalt

Eröffnung, Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Moritz eröffnet die Sitzung um 15:11 und begrüßt die Anwesenden.

Die Einladung erfolgte fristgerecht, der Wahlleiter ist anwesend und die Sitzung somit beschlussfähig.

Sofern im Folgenden nicht anders angegeben, erfolgt die Angabe von Abstimmungsergebnissen in der Form (Ja/Nein/Enthaltung).

Tagesordnung

Moritz beantrag die Einführung des TOP Beschlüsse (Ladungsfrist)

Beschluss: Die Tagesordnung ist genehmigt (3/0/0).

Beschlüsse (Ladungsfrist)

Moritz beantragt die Ladungsfrist des Wahlausschusses auf 24 Stunden festzusetzen.

Beschluss: Die Ladungsfrist wird auf 24 Stunden festgesetzt (3/0/0).

Berichte

Treffen mit der ZHV am 29.01.14 Uhr in Raum 015 (Hauptgebäude)

--> Matrikelnummerlisten Kandidaten akademische Wahlen

Öffentlichkeitsarbeit

Alte Plakate und Design können genutzt werden. Mehr und neue Motive könnten erstellt werden. Wenn wir darauf Lust haben.

Einführung in das Online-Wahlsystem

Verschiedenste Elemente

  • Anmelden
    • AStA-Zugangsdaten + 2FA
  • Grundfunktionen
    • Kalender: öffentlich, insbesondere für Fristen.
    • Mitteilungen: Sichtbarkeit nur für Wahlhelfer funktioniert nicht.
    • Texte: Lückentexte, wo ein Minimum noch gefüllt werden muss
    • Veröffentlichungen: Dokumente. Inhalt soll nicht von Suchmaschinen indiziert werden (insbesondere bei Namen)
    • Mailversand: an alle Studierende funktioniert nicht. An größere Anzahl von Menschen mit Filtern. Versenden für nachkommende Objekte einstellen bei Nachsendung.
    • Dokumente: Generierung von wichtigen Dokumenten, LaTeX-Export, Drucken, Synchrone Generierung: Zu lange -> Abbruch, Wahlscheine noch problematisch
  • Allgemein
    • 3 Ansichten: Öffentlich, Portal, Intern, Externe
    • Inhalte und mögliche Aktionen hängen ab von
      • Phase (manuell gesteuert über den internen Bereich) --> Wahlphase
      • Zeitpunkt (-> Fristen)
  • Wahl-Phasen (Ereignis -> Was daraufhin erfolgen muss)
    • Periode neu anlegen (Gründlich Überprüfen! Feiertage bei festen Fristen! Termine sind später nicht änderbar!)
      • Wahltypen
      • Wahlen hinzufügen/anpassen
      • Orte/Zeiten der konst. Sitzungen festlegen
      • Wahlzeiten/-orte anlegen
      • Zusätzliche Termine hinzufügen
      • Beschreibungstexte für Wahlen und Sonstiges setzen. Fachschaftszugehörigkeit: Mit Auswirkungen auf Wahlberechtigung.
    • Wahlen bekanntmachen
      • Wahlvorschläge können nun angelegt werden (Portal-Ansicht zeigen)
      • WVZ importieren Daten kommen vom Präsidium und dem Wahlamt.
      • Zwei Dateien mit Stammdaten und Fachschaftszuordnung.
      • Prüfung unter "Prüfen".
    • WVZ freischalten
      • Briefwahl kann nun (online) beantragt werden
      • Druckversion des WVZ, Export für Abt. 5.3
      • Schriftliche Briefwahlanträge übertragen
      • Briefwahlanträge von Wahlamt importieren
      • Sofort: „Prüfen“-Funktion
        • Überprüfung von Kandidatur-Namen im Vergleich zum WVZ
        • Widersprüche/Probleme bei Kandidaturen
        • WVZ-Einträge: Warnungen/Fehler beim Bestimmen der FS-Zuordnung, Inkonsistenzen zwischen den verschiedenen Dateien, etc.
      • Nach der Kandidatur-Frist: Akzeptieren/Ablehnen der Wahlvorschläge
      • Freigabe der Selbstdarstellungen
    • Wahlvorschläge bekanntmachen
      • Wahlzeitungsbeiträge
      • Stimmzettel
      • Briefwahlunterlagen versenden
      • Eingegangene Wahlbriefe abhaken
      • Wahlurnen anlegen, Urnenprotokolle und -label drucken
    • Wahl-Woche
    • Ergebnisse veröffentlicht
    • * Exporte der Ergebnisse
    • Wahlperiode abgeschlossen
  • Helfer-Phasen
    • sobald Periode neu angelegt -> unter "Wahlhelfer"
    • Schichten anlegen/bearbeiten/löschen
    • Schichten freigegeben
      • Wahlhelfer können nun Schichten auswählen, die sie übernehmen wollen
      • Helfer-Blacklist füllen: AStA, Kandidaten akademische Wahlen mittels Matrikelnummerlisten.
      • Verteilung berechnen (lassen)
    • Zuweisungen freigeben
    • Wahlwoche: Namensschilder und Quittungslisten drucken
  • Sonstiges
    • Tombola braucht lange. Ist aber verknüpft. Gewinne täglich inventarisieren.
    • Es gibt Listen mit Kontaktdaten.

Überlegung: Trockenlauf statt Webseite. Julian kümmert sich und baut eventuell was.

vorläufige Liste von Terminen

  • 14.04.2020 Einberufung Benennungsgremium
  • 17.04.2020 Vervollständigung Wahlausschuss
  • 20.04.2020 Bekanntmachung der Wahl § 13 (1)
  • 27.04.2020 Stichtag zur Wahlberechtigung § 4
  • 04.05.2020 Auslage des Wählerinnen- und Wählerverzeichnises § 14 (3)
  • 15.05.2020 12:00 Frist: Einreichen der Wahlvorschläge § 15 (5)
  • 20.05.2020 12:00 Frist: Beseitigung von Mängeln § 16 (2)
  • 22.05.2020 12:00 Beschwerdefrist § 16 (5)
  • 26.05.2020 Entscheidung über Beschwerden § 16 (5)
  • 01.06.2020 Frist zum Einreichen von Wahlzeitungsbeiträgen
  • 02.06.2020 Bekanntmachung der Wahlvorschläge § 16 (6)
  • 08.06.2020 Frist für den Versand der Wahlbenachrichtigungen § 18 (1)
  • 22.06.2020 Frist zur Veröffentlichung der Wahlzeitung § 16 (6)
  • 22.06.2020 Vergabe der Helferschichten
  • 26.06.2020 12:00 Frist: Beantragung der Briefwahl § 21 (1)
  • 29.06.2020 Erster Wahltag
  • 03.07.2020 16:00 Frist: Rücksendung der Stimmzettel (Briefwahl) § 21 (3)
  • 03.07.2020 19:00 Auszählung
  • 03.07.2020 Letzter Wahltag

Sonstiges

Aufnahme von Cedric: Moritz kümmert sich mit der Wucht seines Amtes um einen Account für Cedric und Zugänge.

Gespräch ZHV am 29.01.20

  • Wahlstände allgemein. Raumbuchung, Orte und Zeiten. Vorschlag seitens des WahlA. (gleicher wie letztes Mal) Mehr Wahlkabinen.
  • Du-kannst-kandidieren-Mail (oder wählen) an mm@ Im Asta-wiki (Was muss da rein (Ordnungen), Wahlbekanntmachung von letztem Jahr, Einladungstext Wahlzeitung.
  • WuW-Verzeichnis: Insb. Problematik bei Masterumschreibung behoben? Terminvereinbarung
  • Wahlliste akademische Wahlen: Export
  • Akademische Listen in der Wahlzeitung
  • Wahlwerbung: Wahlzeitung (Anzahl Exemplare). Werbekonzept. (Video, Pressestelle)
  • Mail: Folien an Professoren
  • Wahlhelferschulung: Wer führt es durch: WahlA
  • Goodies: Kugelschreiber durch Wahlamt an die Wahlstände (Lager im gleichen Haus)
  • Lager in der Wahlwoche: jeweils an den Orten. In der Academica schwierig. Das Wahlamt kümmert sich.
  • Kunststoffkisten für Wahlstände anschaffen. (Euroboxen). Gemeinsame Boxen.
  • Abdeckung der Wahlkabinen (insb. CARL).
  • Wahlwerbung auf STW-Gelände.
  • Wahlstände im CARL und Werbung/Stände durch die Listen.
  • Auto mit Rollstuhlmitnahme.
  • Inventar des AStA in der physikalischen Chemie. Schlüsselzugang durch WahlA

nächste Sitzung & TOPs

29.01.20 16:00 AStA-Konferenzraum.

Protokoll

Die Anwesenden gehen das Protokoll durch und beschließen die Veröffentlichung.