Protokoll: Wahlausschuss-Sitzung vom 06. Februar 2020

Datum: Donnerstag, 06.02.2020, Kalenderwoche 05

Zeit: von 18:00 Uhr bis 18:27 Uhr

Protokoll: Cedric Beyel

Anwesende WA: Moritz Henkes, Birk Müller, Pascal Jansen

Gäste: Cedric Beyel

Ort: Konferenzraum des AStA

Tagesordnung

  • Eröffnung, Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
  • Tagesordnung
  • Todos
  • Berichte
  • Anstehende Termine
  • Design/Wahlzeitung
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Sonstiges
  • nächste Sitzung & TOPs
  • Protokoll

Beschlüsse

  • Die vorläufige Liste der Termine vom 27.01.2020 wird mit folgender Änderung beschlossen: 29.05.2020 statt 01.06.2020 Frist zum Einreichen von Wahlzeitungsbeiträgen (M/0/0)
  • Das Protokoll der Sitzung vom 27.01.2020 wird genehmigt. (M/0/0)
  • Das Protokoll der Sitzung vom 29.01.2020 wird genehmigt. (M/0/0)

Anhang

ID Name
1648 protokoll_wahl_06.02.2020.pdf

Protokollinhalt

Eröffnung, Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Moritz eröffnet die Sitzung und begrüßt die Anwesenden.

Die Einladung erfolgte fristgerecht, der Wahlleiter ist anwesend und die Sitzung somit beschlussfähig.

Sofern im Folgenden nicht anders angegeben, erfolgt die Angabe von Abstimmungsergebnissen in der Form (Ja/Nein/Enthaltung).

Tagesordnung

Neuer TOP Design/Wahlzeitung

Berichte

Fund eines möglichen Mitglieds

Treffen mit Wahlamt der ZHV

  • Das Programm "Uni-Wahl" ist zwar an sich praktisch, aber nicht annähernd so hilfreich wie unser System, da noch viele Daten per Hand eingetragen werden müssen, die parallele Bearbeitung nicht möglich ist und die ausgegebenen Dokumente (Wahlvorschläge, Stimmzettel, Bekanntmachung, etc..) im Nachhinein noch bearbeitet werden müssen
  • Einige Fragen wurden teilweise beantwortet:
    • Das Wahlamt wird das IT-Center kontaktieren zur Umsetzung der digitalen Wahlbenachrichtigungen, die personalisiert werden sollen. Außerdem werden sie dazu aufgefordert die Email-adressen ins WVZ aufzunehmen
    • Wir nehmen einen Termin in die Wahlhelferschichten auf, um das Wahlamt am 06.07. beim Auszählen zu unterstützen
  • Es wurde auch eine Frage aufgeworfen: Wer druckt unsere Stimmzettel bzw. kann wahl.stud das auch?

Potentielle Änderung der Wahlordnung durch das StuPa

  • Wir können davon ausgehen, dass sich nichts so bald ändert

Anstehende Termine

10.02.2020 vormittags Arbeitsverträge bei Frau Bispink

Beschluss: Die vorläufige Liste der Termine vom 27.01.2020 wird mit folgender Änderung beschlossen: 29.05.2020 statt 01.06.2020 Frist zum Einreichen von Wahlzeitungsbeiträgen (M/0/0)

20.04.2020 Wahlbekanntmachung

Ziel: Textkorrektur sollte für redaktionelle Texte ca. 3 Wochen vorher stattfinden

  • 08.05.2020 Texte Wahlzeitung

Ziel: Inhalte wahl.stud

  • 10.02.2020 Probe-Instanz komplett auffüllen
  • 12.02.2020 Umsetzung im Original-System -> "Startschuss" für das Wahljahr
  • 22.05.2020 Mail an alle Wahlhelfer vom letzten Jahr, die nochmal wollten

Ziel: Tombola

  • 10.02.2020 herausfinden, wann die Mails letztes Jahr rausgingen
  • 10.02.2020 Konzept überlegen
  • 26.02.2020 Mail formulieren um Sponsoren/"Werbeflächen" anzufragen
  • 20.04.2020 Zusagensammlung vollständig
  • Inhalte in das System eintragen
  • Lagermöglichkeit sichern

Ziel: Wahlhelferschulung

  • 08.06.2020 Wahlhelferleitfaden

Ziel: Öffentlichkeitsarbeit

  • Goodies (in Form von Kugelschreibern von RWTH, werden gestellt)
  • April: Marketing benachrichtigen, dass ca. 8.000 nötig sein werden in nahrer Zukunft
  • April: Information Antrag Plakate bei der Stadt
    • Brauchen wir 2 Anträge? Für Listen und für Wahlausschuss, also ggf. eine Woche versetzt
    • Ansprechpartner finden + Formular
  • 26.02.2020 Information zu woher kriegen, wie viele Plakate wurden wohin gebracht
  • Ende April Raumvergabe RWTH bezüglich Plakate + Banner

Briefwahl

  • 26.02.2020 Informationen: Welches Produkt? Wie beantragen? Wieviel kostet's?
  • 26.02.2020 Beschluss der Briefwahl, wie vorgestellt
  • Ende März Antrag für Briefwahl

Design/Wahlzeitung

Für Gespräch mit Mitglied aus ehemaligem Wahlausschuss war keine Zeit mehr

Es wird sich mit der Person sehr bald getroffen

Öffentlichkeitsarbeit

kein Aussprachebedarf

Sonstiges

Baldiges Treffen mit Wahlamt

  • Öffentlichkeitsarbeit (Sprechen mit Marketing/PR: Goodies, Video) -> lt. Protokoll "im Frühjahr"
  • Begehung Lagerraum Wahl

nächste Sitzung & TOPs

10.02.2020 10:30 Wahlausschuss-Sitzung

  • insbesondere Informationssammlung
  • Sammlung für einen Finanzplan

26.02.2020 17:00 Wahlausschuss-Sitzung

  • Beschlüsse und Umsetzungsreflektion
  • Finanzplan beschließen

Protokoll

Die Anwesenden gehen das Protokoll vom 27.01.2020 durch und beschließen die Veröffentlichung.

Beschluss: Das Protokoll der Sitzung vom 27.01.2020 wird genehmigt. (M/0/0) Protokoll

Die Anwesenden gehen das Protokoll vom 29.01.2020 durch und beschließen die Veröffentlichung.

Beschluss: Das Protokoll der Sitzung vom 29.01.2020 wird genehmigt. (M/0/0) Protokoll