Protokoll: Wahlausschuss-Sitzung vom 26. Februar 2020

Datum: Mittwoch, 26.02.2020, Kalenderwoche 08

Zeit: von 17:00 Uhr bis 19:53 Uhr

Protokoll: Cedric Beyel

Anwesende WA: Moritz Henkes, Pascal Jansen

Gäste: Cedric Beyel

Ort: Konferenzraum des AStA

Tagesordnung

  • Eröffnung, Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
  • Tagesordnung
  • Todos
  • Berichte
  • Anstehende Termine
  • Finanzplan
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Sonstiges
  • nächste Sitzung & TOPs
  • Protokoll

Beschlüsse

  • Das Protokoll der Sitzung vom 10.02.2020 wird genehmigt. (2/0/0)

Anhang

ID Name
1676 protokoll_wahl_26.02.2020.pdf

Protokollinhalt

Eröffnung, Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Moritz eröffnet die Sitzung und begrüßt die Anwesenden.

Die Einladung erfolgte fristgerecht, der Wahlleiter ist anwesend und die Sitzung somit beschlussfähig.

Sofern im Folgenden nicht anders angegeben, erfolgt die Angabe von Abstimmungsergebnissen in der Form (Ja/Nein/Enthaltung).

Tagesordnung

Keine Änderungsbedarf

Berichte

Plakatgenehmigung

  • siehe TOP Öffentlichkeitsarbeit

Festlegen der konst. Sitzungen

  • Bau.-Ing.: 06.07.2020 19:00
  • Maschinenbau: wird uns am 01.03.2020 mitgeteilt, außerdem gibt es das Vorhaben, die FSO zu ändern, sodass Wahlleiter in Zukunft nicht mehr anwesend sein muss
  • Von den meisten werden noch die Termine des SS 20 abgewartet

Tombola Konzept

  • Festlegung: Wir machen ausschließlich kleine Sofortgewinne, aber dazu eine Sonderverlosung, siehe unten.
  • Wir haben nicht vor große Hauptgewinn zu erstellen, die schon im Vorhinein groß beworben werden
  • Stattdessen Bewerbung der Tombola mit dem (geschätzen) "Gesamtpreis"
  • Falls gegen Ende noch Mittel zur Verfügung sind, soll es noch mehr dazu gekaufte Gewinne geben.
  • Zwei Wochen vor der Wahl soll "Einsendeschluss" für die gesponsorten Wahlgeschenke sein
  • In der Nachricht an die Geschäfte wird ein deutlich früheres Datum angeben für die Rückmeldung
  • Die Abholung der gesponsorten Geschenke wird dann relativ kurzfristig noch organisiert, vermutlich mit priivaten Transportmittel
  • Sonderverlosung
    • Sonderverlosung für einen "besonderen Gewinn" am Ende der Wahlwoche für die Leute, die keinen Direktgewinn haben
    • Statt "Niete" gibt es "die Chance auf den Gewinn XY"
    • Die Sonderverlosung soll über einen separaten Lostopf geschehen, inklusive eigener "Zettel"
    • Sonderpreis aus dem RWTH-Shop, zur Motivation derer, die keinen Direktgewinn erhalten haben
    • Wichtig ist, dass dieser Sonderpreis so attraktiv ist, dass er auch abgeholt wird
    • Bekanntgabe sollte medial sehr nah am Wahlergebnis sein

Anstehende Termine

04.03.2020 (unter Vorbehalt!) Begehung des Raums in der physik. Chemie mit dem Wahlamt (genaueres noch kurzfristig) mit Moritz und Pascal

14.04.2020 19:30 Sitzung des Benennungsgremiums, Legitimierung Vervollständigungsmitglieder

20.04.2020 Wahlbekanntmachung

  • In wahl.stud müssten noch einige Daten eingetragen werden
  • Die jeweiligen konst. Sitzungen (siehe oben)
  • Übersetzung der Online-Texte auf Englisch
    • Höchste Priorität hat die Wahl der AV
  • Inhaltstexte der Fachschaftswahlen -> Jede Fachschaft wird darum gebeten ihren jeweiligen Text um einen persönlicheren Teil zu erstellen

Finanzplan

Ansetzungen mit Orientierung an 9.000€

Orientierung am vorangegangen Jahr, insbesondere im Design

Plakate (Innenräume RWTH) A2/A3

  • 5-farbig sehr viel teurer (etwa 3 mal ), daher lieber 4-farbig (Glanzpapier)
  • 200 A3 Plakate -> 30€
  • 200 A2 Plakate -> 45€
  • Ausweitung dieser Mengen sehr günstig

Hohlkammerplakate

  • 200 DIN A1 Plakate für 100 Hängplätze
  • 200 "Wahlplakate auf Hohlkammerplatte" -> 450€ ("wir-machen-druck.de")

Flyer (Fachschaften)

  • 1000 Flyer -> 30€ (Preis für die höchste Qualität!)

Druck Wahlzeitung

  • Letztes Jahr: 1500 Ausgaben für 1800€
  • Form und Umfang wird vom letzten Jahr 1:1 übernommen (68 Seiten, 170 g Umschlag matt, 70 g Inhalt matt)
  • 1500 Ausgaben -> 1900€ ("wir-machen-druck.de")

Plakatgenehmigung

  • ggf. zwei verschiedene Anträge -> 200€

Design

  • Ausgehend vom letzten Jahr -> 300€
  • Die Designerin vom letzten Jahr kontaktieren
  • Ziel: Zwei neue Motive, alle anderen "wiederverwendbaren Daten" anpassen (Datum/ViSdP)
  • Ganz grob: Plakate, Bierdeckel, Postkarten und Sticker
  • Die Vorlagen sind auf dem AStA-Server fast ausschließlich im Ordner "2_zeitlos", aber roh-Vorlagen gibt es auch an anderer Stelle

Postkarten und Bierdeckel (für die Geschäfte in der Pontstraße)

  • 200 Postkarten -> 12 €
  • Letztes Jahr: 5000 Bierdeckel für 270€
  • 200 Bierdeckel -> 45€

facebook-Werbung

  • Sehr, sehr günstig -> <10€

Pizza und Getränke für die Auszählung

  • Vor zwei Jahren wurden insgesamt ca. 600 € beschlossen (100€ Pizza, 300€ Getränke für Wahlhelfer, 200 € Getränke zum Weiterverkauf)
  • Da fand noch eine "Wahlparty" statt, sodass auch Gäste kamen zu den Wahlhelfern
  • Letztes Jahr fand die im Theatersaal - ohne Party - statt, es sind keine genauen Zahlen verfügbar, aber bis auf "ein SixPack Wasser" und Pizza wurde der Rest wohl aus dem AStA-Vorrat genommen
  • Richtungsentscheidung: Wie groß wird unsere Auszählung?

Undiskutiert bleiben

  • Pizza und Getränke
  • Stimmzetteldruck Birk
  • Porto Briefwahl Birk
  • Banner CARL Birk
  • Namensschilder Wahlhelfer/Ausschuss: kein vorhandenes Papier gefunden
  • Tombola, wird erst behandelt, wenn die anderen Posten klar sind

Öffentlichkeitsarbeit

Plakatgenehmigung

  • Kontakt mit Ordnungsamt wurde aufgenommen, E-mail mit deren Daten der letzten Jahre müsste in Kürze im wahl@ Postfach eintreffen
  • Es wird dann abgesprochen, ob rechtlich/verwaltungstechnisch zwei verschiedene Anträge nötig sein werden

Sonstiges

nächste Sitzung & TOPs

[sitzung: 11.03.2020;16:00]

Finanzplan MUSS beschlossen werden

Inventur

Protokoll

Die Anwesenden gehen das Protokoll vom 10.02.2020 durch und beschließen die Veröffentlichung.

Beschluss: Das Protokoll der Sitzung vom 10.02.2020 wird genehmigt. (2/0/0) Protokoll